オフショア側とのビデオ会議の際における留意点
オフショア開発をする際、皆様の一番不安なポイントはなんでしょうか？多くのお客様が口をそろえておっしゃるポイントの一つが『ビデオミーティング/ビデオ会議』です。
実際にFace to Faceで話し合えないことに加え、日本語で会議を行うとはいえ、相手は外国人。うまくこちら側の意図を理解してもらえるのか、言語面の不十分さでプロジェクトの品質や進捗に影響が出ないか、不安に思われることもあると思います。しかし、実はそれらの問題は、日本側とオフショア側双方が会議にあたり、いくつかのポイントを抑えて少し意識をするだけで、誤解を招くことなくスムーズにやりとりができるようになるのです。
オフショア開発を行う際、オフショア側と打ち合わせをするために必ずビデオミーティングを行います。会議の際に使用するツールとして、ZoomやWebEXなどのビデオミーティングツールやSkype、Viberというような通話機能付きチャットツールなどがあります。
今回は２NFがより効果的な会議を行うために、会議の際に気を付けるべき基本的留意点をご紹介いたします。
ビデオ会議、オーディオ会議で打ち合わせを行う際、以下のような問題がつきまといます。
＜問題＞
・お互いの顔が見えないもしくははっきりと見えないため、相手の顔の表情や手ぶり身ぶりが分かりにくい。そのため、主に声の調子を通して相手の態度を察しなければならない。
・音質が悪い（ネットワークもしくは連絡手段自身によるもの）。特に海外接続になるので、日本国内で連絡し合う場合と比べて音質は劣る。
よって、双方の時間の無駄となることを避け、尚且つ会議の質を確保するため、会議前にしっかりと準備を行い、会議内では適切な話し方をしなければなりません。また、議事録（ミーティングミニッツ）を取り、会議後相手側にも送ることが望ましいでしょう。やり取りの内容を保存することで、双方がその内容ややるべきことを把握し、誤解があった場合はその部分の訂正を行うことができます。
＜準備＞
・機器を準備し、会議開始前に音声テストやネットワークの確認を行う。
・話し合う内容や質問内容について、事前にオフショア側との準備・共有を行う。
・関連書類についても事前にオフショア側との準備もしくは交換を行う。
＜会議中＞
・だらだらと述べるのではなく、言いたいことに沿ってしっかりと区切って述べる。話しながら相手の態度を観察する（理解している様子かどうか？ネットワークに問題はないか？など）。また、通訳者もしくはBrSEが、オフショア側の日本語がわからない会議参加者に対して翻訳をする時間を設ける。
・会社内部でのやり取りをする時間が長くなりすぎないようにする。内部で話し合いが必要な場合、話し合いの前に先方に伝え、マイクを切っても良い。内部打ち合わせにかなりの時間がかかる場合、会議の時間には限りがあるので、後日返答する約束をするのが無難である。
・ツールの画面共有機能を活用し、画面上に伝えたいことを“見える化”して共有する。特に言葉で言い表しにくい、または言葉で言い表すとだらだらと長文になってしまう場合はこの機能を使用する。
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