Không chỉ 2NF mà đối với các công ty phần mềm của Việt Nam, khách hàng Nhật là khách hàng lớn nhất. Tuy nhiên, chúng ta chưa hiểu nhiều về người Nhật, văn hóa Nhật Bản. Nhiều khi do không hiểu mong muốn, quan niệm của người Nhật nên không thể làm cho họ hài lòng được. Thể hiện ở những vấn đề như:

– Người Nhật rất trọng chữ tín trong khi chúng ta chưa chiếm được lòng tin của người Nhật một cách hoàn toàn.
– Ý thức trách nhiệm chưa đáp ứng được mong muốn của người Nhật. Có những lúc cần phải giải quyết công việc xong trong ngày thì lại bỏ việc lại về sớm. Làm hết giờ chứ chưa làm hết việc.
– Tinh thần cầu tiến chưa cao, tinh thần học hỏi chưa cao. Hết giờ thì hầu như không có ai ở lại để học hỏi thêm công nghệ mới, kiến thức mới.
– Chưa có tinh thần kaizen (cải tiến), dự án làm nhiều phase thì các phase sau cũng chưa được tốt hơn các phase trước. Một lỗi có thể lặp đi lặp lại nhiều lần mà chưa rút kinh nghiệm.
Vì vậy, 2NF luôn chú trọng đào tạo nhân viên về giao tiếp với người Nhật một cách cô đọng, dễ hiểu nhất. Qua việc đào tạo này, 2NF mong muốn người học:
– Hiểu hơn về văn hóa và con người Nhật Bản.
– Nâng cao khả năng giao tiếp với người Nhật trong kinh doanh.

Mục lục

• Văn hóa Nhật Bản
• Tính cách con người Nhật Bản
• 6 đức tính của người Nhật
• Một số đặc điểm về khách hàng Nhật
• Tâm thế cần có khi làm việc với khách hàng Nhật
• Làm thế nào để giao tiếp tốt với khách hàng Nhật

1. Văn hóa Nhật Bản
   Dù cuộc sống ngày càng hiện đại, người Nhật vẫn gìn giữ, đề cao bản sắc văn hóa truyền thống. Họ rất coi trọng các nguyên tắc, kỷ luật, tuân thủ cách đối nhân xử thế từ xa xưa như: hiếu nghĩa với cha mẹ tổ tiên, tuân thủ và coi trọng thứ bậc, phục tùng người trên,… Sự tuân thủ khuôn phép, phép tắc này này rất cao, và có phần cứng nhắc hơn so với người Việt Nam.
   Người Nhật lưu giữ, tiếp nối được nhiều lễ hội văn hóa, phong tục tập quán  như Tết cổ truyền, lễ hội Obon (gần giống Tiết Vu lan)…
   Các môn nghệ thuật văn hóa truyền thống như Trà đạo, Ikebana (cắm hoa), thơ Haiku… vẫn được giữ nguyên quy tắc, cách thực hành truyền thống.
   Môn võ cổ tuyền của Nhật được truyền bá rộng rãi và nổi tiếng trên thế giới có thể kể đến là Judo, Aikido và Kendo, Karate…

2. Tính cách con người Nhật Bản
+ Coi trọng học vấn
– Giáo dục là chìa khóa cho sự phát triển của đất nước.
– Theo đuổi học tập không phải để thỏa mãn nhu cầu tức thời.
– Người Nhật tin rằng: “số phận của họ được định đoạt bằng sự cố gắng chăm chỉ học tập”.
+ Người Nhật có tinh thần tập thể cao
– Tập thể có vai trò quan trọng
 – Gạt bỏ cái tôi trong công việc chung
 – Tôn trọng ý kiến của người khác
– Cái tôi cá nhân xếp dưới lợi ích, danh dự của tập thể.
– Việc gì mà có lợi cho mình nhưng tổn hại đến người khác, đến tập thể, đến xã hội thì không làm.
+ Tinh thần trách nhiệm của người Nhật cao
– Khi được giao việc, luôn cố gắng thực hiện đúng deadline
 – Thể hiện qua việc luôn đúng giờ
– Ý thức tôn trọng quy tắc, nguyên tắc, tuân thủ pháp luật
– Công việc là quan trọng nhất, sau đó đến gia đình, bạn bè.
– Mỗi người sẽ có tòa án lương tâm riêng mà không cần người khác phải giám sát, nhắc nhở.
+ Tinh tế và khiêm nhường
 – Luôn nói giảm, nói tránh, không bao giờ nói “KHÔNG” khi từ chối
– Nói rõ ràng, rành mạch nhưng không làm mất lòng người đối diện
– Không khoe khoang về các thành tích đạt được
 – Phân biệt người trong – người ngoài, bậc trên – bậc dưới, điều này thể hiện ngay cả trong ngôn ngữ giao tiếp
– Khách sáo, ngại phê bình, phê phán nhưng thực chất lại rất nghiêm khắc
 – Lo nghĩ xa, chuẩn bị trước tất cả mọi thứ có thể.
– Nghĩ cho đối phương sao cho họ được thuận lợi nhất.
+ Yêu thiên nhiên
– Thần hóa các yếu tố thiên nhiên như: mặt trời, sông, núi…
– Thích hòa mình vào thiên nhiên
– Điều này thể hiện ngay trong việc chú trọng đưa thiên nhiên vào không gian sống, bày biện các món ăn….
 – Ý thức giữ gìn môi trường xung quanh rất cao

3. 6 đức tính của người Nhật
Đức ngay thẳng: giúp cho con người quyết định công việc một cách nhanh chóng, thẳng thắn, hợp với lẽ phải, không trái với lương tâm.
Đức dũng cảm: nếu chỉ là dám xông vào nơi nguy hiểm, ác liệt nhất của trận chiến và hi sinh thân mình, đó là nhiệm vụ của con nhà võ. Còn thực chất của đức dũng cảm là biết sống khi cần phải sống, biết chết khi nào cần thiết.
Đức nhân từ: là tình thương rộng lượng, nhân ái, là đức tính cao cả nhất của người võ sĩ. Nếu như tính ngay thẳng, công bằng và dũng cảm là những đức tính nam nhi thì lòng nhân từ có cái mềm mại làm nên sức mạnh nữ giới.
Đức lễ phép: có nghĩa là làm sao cho người khác thật tình vui vẻ trước những cử chỉ lịch sự của mình. 
Đức kiềm chế: là biết tự kiềm chế, làm cho mình có dũng khí khác thường, làm cho xã hội vui tươi, đời sống có ý vị hơn.
Đức trọng danh dự: phải biết hổ thẹn khi phạm đến điều gì tổn hại đến danh dự. Biết hổ thẹn là một trong những đức tính cần được giáo dục cho tuổi trẻ.

6 đức tính này đóng vai trò như 6 trụ cột quan trọng nhất của văn hóa Nhật Bản. Ngày nay, người Nhật Bản vẫn còn duy trì những đức tính này, nhất là trong thế giới công sở. Hãy thực hành những đức tính này ngay nhé!

Nguồn tham khảo: http://japan.vietnamworks.com/magazine/120115-6-duc-tinh-cua-nguoi-nhat-59

4. Một số đặc điểm về khách hàng Nhật
– Trọng chữ tín
– Cẩn thận, chi tiết, yêu cầu khắt khe
– Yêu cầu chất lượng cao
– Áp lực công việc cao
– Nắm kĩ thuật tốt
– Kiên trì lắng nghe, giải quyết triệt để lỗi phát sinh
– Tuân thủ quy tắc, quy trình và giữ đúng lời hứa
– Coi chất lượng của sự hoàn thành công việc gắn liền với giá trị, thương hiệu cá nhân, uy tín, danh dự của mình.

5. Tâm thế cần có khi làm việc với khách hàng Nhật
– Ý thức coi khách hàng là thượng đế: coi sự thỏa mãn của khách hàng là phương châm, hành động của mỗi dự án, mỗi thành viên. Lo nghĩ làm sao làm ra một sản phẩm tốt, đứng trên quan điểm của khách hàng lo nghĩ cho khách hàng.
– Phải trung thực thẳng thắn, giữ chữ tín, giữ lời hứa
– Ý thức trách nhiệm cao với công việc. Không cần khách hàng giám sát nhưng luôn phải làm việc có lương tâm, có ý thức trách nhiệm.
– Tuân thủ quy định, quy trình, cam kết đã đề ra
– Luôn ý thức được mỗi hành động của mình đều là bộ mặt của công ty
– Phải cần cù, chăm chỉ.
– Tinh thần kaizen (không ngừng cải thiện)..
– Tinh thần cầu tiến, ham học hỏi

6. Làm thế nào để giao tiếp tốt với khách hàng Nhật
– Cư xử, ăn nói nhẹ nhàng, lịch sự, khéo léo
– Nêu cao tinh thần teamwork với cả các thành viên trong dự án
– Tìm hiểu tài liệu kĩ càng
– Nêu vấn đề rõ ràng, mạch lạc, đầy đủ và có căn cứ
– Giải quyết vấn đề triệt để
– Chuẩn bị kĩ lưỡng, chỉn chu, chú ý cả những chi tiết nhỏ, tỉ mỉ
– Tuân thủ giờ giấc
– Nêu vấn đề rõ ràng, logic, có cơ sở
– Chủ động trong công việc, phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh
– Biết cảm ơn, xin lỗi và duy trì liên lạc
– Triệt để thực hiện Ho-Ren-So (Báo cáo – Liên lạc – Bàn bạc)

Ở bài viết sau, chúng tôi sẽ giới thiệu với bạn đọc về Một số phương tiện giao tiếp với khách hàng Nhật và những điểm cần lưu ý.