Đối với một tập thể cùng làm việc, một trong những yếu tố giúp công việc của tập thể được trôi chảy, hiệu quả chính là sự tương tác (interaction) giữa các thành viên trong tập thể với nhau. Một trong những cốt lõi của tương tác là giao tiếp (communication). HoRenSo là một phương pháp giao tiếp đặc trưng của Nhật Bản, phương pháp này rất đơn giản nhưng hiệu quả, giúp giảm thiểu tình trạng mù mờ thông tin, xóa dần các hiểu lầm không đáng có trong trao đổi thông tin trong công việc.  Phương pháp này ngày càng nhiều nơi ngoài nước Nhật áp dụng, nổi tiếng đến mức được định danh bằng chính tiếng Nhật trong bất kỳ ngôn ngữ nào.

1.HoRenSo là gì?

HoRenSo là tập hợp các phương pháp giao tiếp trong tại nơi làm việc, không chỉ trong cùng 1 tổ chức mà còn với các đối tượng liên quan như khách hàng, đối tác… Giao tiếp ở công sở khác với giao tiếp thông thường trong cuộc sống. Sử dụng tốt công cụ HoRenSo sẽ giúp gia tang tính hiệu quả trong giao tiếp và làm việc nhóm.

2.Tại sao HoRenSo?

HoRenSo giúp chúng ta tương tác tốt với  thành viên trong nhóm, trong tổ chức như đồng nghiệp (cấp dưới, cùng cấp hoặc cấp trên), khách hàng… Bằng cách tương tác, thông tin trong nhóm được thông suốt, giúp cho mỗi cá nhân và tập thể đó sẽ hoàn thành công việc, tạo cơ hội thăng tiến, lợi ích cho bản thân và người khác.

3.Chi tiết về HoRenSo

HoRenSo được viết tắt từ 3 kỹ thuật giao tiếp trong công sở bao gồm: Báo cáo (HOkoku), Liên lạc (RENraku), Thảo luận (SOudan). Báo cáo, liên lạc dùng để chia sẻ, thu thập thông tin và trách nhiệm. Thảo luận dùng để tìm ra giải pháp.
Báo cáo (Hokoku):
Dùng để chia sẻ thông tin, thường là cho người trên cấp hoặc người chịu trách nhiệm chính về công việc (chẳng hạn như member báo cáo cho PM dự án, PM báo cáo cho khách hàng) để cấp trên nắm được tình hình. Dưới dạng văn bản (như email, tài liệu report) hoặc bằng miệng. Các báo cáo thường chứa thông tin đã được chọn lọc và phân tích. Báo cáo viết thường mang tính văn phong, quy củ.
Liên lạc (Renraku):
Dùng để chia sẻ thông tin trong tổ chức như với người đồng cấp, cấp dưới, trên cấp hoặc các bộ phận khác, giúp cho mọi người hoặc các bộ phận có thể phối hợp với nhau hiệu quả. Có thể gọi đây là việc cập nhật thông tin.
Thảo luận (Soudan):
Dùng để tìm ra giải pháp để xử lý các vấn đề phức tạp, cần sự kết hợp suy nghĩ của nhiều người.

4.Cách thực hiện HoRenSo

HoRenSo nên đươc thực hiện như sau:
– Thông tin đầy đủ, chính xác, ngắn gọn
– Kịp thời
– Định kỳ
– Có định hướng
– Nghiêm túc
Dưới đây là các đặc điểm về cách thực hiện HoRenSo tốt và không tốt.

BÁO CÁO

LIÊN LẠC

THẢO LUẬN

5. Một số gợi ý thực hành HoRenSo tốt

Xác nhận trước khi thực hiện công việc
Trước khi thực hiện một việc do người khác nhờ vả hoặc giao phó, cần phải tiến hành xác nhận. Các thông tin cần xác nhận bao gồm: Cách hiểu của bản thân về công việc đó, giải pháp xử lý, hậu quả hoặc công sức, chi phái phải bỏ ra để xử lý vấn đề.
Kể cả khi nghĩ rằng mình hiểu đúng cũng cần phải xác nhận. Không nên nghĩ rằng, người khác cũng nghĩ giống mình.
Kể cả khi cách làm của mình tốt hơn cách làm đã thống nhất trước cũng cần báo cáo, hỏi ý kiến về việc tiến hanh cách làm đó.
Báo cáo kịp thời
Việc báo cáo kịp thời giúp cho cấp trên có thể hỗ trợ kịp thời hoặc giúp cấp trên yên tâm về công việc.
Việc báo cáo cần:
– Thực hiện định kỳ. Ví dụ: đầu và cuối mỗi buổi làm việc (sáng và chiều), định kỳ hằng tuần, hằng tháng, hằng năm… Nên thống nhất trước về tần suất và thời điểm báo cáo.
– Nhanh gọn. Cần đưa ra thông tin có tuyển chọn và mang tính phân tích, sắp xếp, giải pháp.
Tin xấu báo sớm
Tin xấu sẽ thành tin tốt nếu nó được báo cáo sớm. Khi đó, cấp quản lý sẽ có biện pháp hỗ trợ kịp thời để cùng xử lý công việc. Người làm việc giỏi và chuyên nghiệp là người thường xuyên báo tin xấu trước khi nó xảy ra. Ví dụ: Còn 3 tiếng nữa là đến giờ release, khả năng cao không xong được việc như commit. (Tốt nhất, hãy báo cáo hoặc liên lạc ngay nếu “cảm thấy” tín hiệu xấu).
Không có vấn đề gì cũng báo cáo
Đôi khi ta nghĩ không có vấn đề gì nhưng thực sự là có vấn đề tiềm ẩn mà chỉ người có kinh nghiệm mới biết được. Ngoài ra, định kỳ báo cáo sẽ giúp quản lý yên tâm về công việc và nắm được tiến độ, từ đó đưa ra quyết định chính xác.
Luôn chia sẻ thông tin cho người khác
Hãy tìm mọi cách nhanh và ngắn gọn nhất để chia sẻ thông tin cho mọi người. Có thể bằng cách trao đổi trực tiếp, dán lên bảng tin hoặc thông báo trong cuộc họp hằng ngày. Việc chia sẻ thông tin thường xuyên sẽ giúp mọi người nắm bắt được tình hình của nhau, qua đó sẽ làm việc ăn ý và giúp đỡ được nhau.
Thảo luận ngay khi có thể
Khi gặp khó khăn hãy thảo luận. Hãy tìm sự hợp tác từ đồng sự hoặc cấp trên. Nếu cần, hãy chủ động sắp xếp, yêu cầu họp để cùng nhau “brain storming” tìm ra giải pháp. Không nên vì sợ xấu hổ, sợ bị mắng mà ôm giữ vấn đề, tự giải quyết trong vô vọng.
Chủ động khi thực hiện
Việc tiến hành HoRenSo có thể xuất phát từ hai phía. Cấp trên yêu cầu thực hiện và các thành viên chủ động thực hiện. Nếu chúng ta chủ động, chúng ta sẽ tiết kiệm được thời gian cho cấp trên, giúp cấp trên có thời gian để suy nghĩ việc khác hữu ích hơn. Hơn nữa, nó cũng thể hiện thái độ làm việc nghiêm túc, cầu tiến và trách nhiệm. Người chủ động sẽ luôn được đánh giá cao hơn.
Về giao tiếp, ứng xử, 2NF xin mời các bạn tham khảo thêm các bài viết khác như Cẩm nang giao tiếp với người Nhật,  Quy tắc ứng xử…