Khi phát triển các dự án offshore với khách hàng, quý vị chắc chắn sẽ cần sử dụng video meeting để trao đổi. Có nhiều video meeting tool như Zoom, WebEX, chức năng video call của chat tool như Skype, Viber. Dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm với khách hàng Nhật, 2NF xin đưa ra 1 số các lưu ý cơ bản cần chú ý khi video meeting để giúp cho meeting đạt hiệu quả.

1. Khó khăn khi trao đổi video meeting

• Không nhìn thấy rõ nhau, không nhìn thấy nhau nên khó nắm bắt các biểu hiện khuôn mặt, teburimiburi của đối phương. Vì vậy, chủ yếu phải cảm nhận thái độ của đối phương thông qua giọng nói.
• Chất lượng âm thanh kém (do đường truyền, do bản thân phương tiện…). Đặc biệt vì là kết nối lúc này là kết nối hải ngoại nên chất lượng ko thể bằng trong Nhật Bản được.
• Cuộc họp có khả năng bị gián đoạn hoặc kéo dài hơn dự kiến do phụ thuộc vào chất lượng đường truyền.

Vì vậy, để tránh mất thời gian của 2 bên, đảm bảo hiệu quả của cuộc họp, chúng ta cần phải chuẩn bị kỹ trước cuộc họp và có cách nói chuyện phù hợp trong quá trình họp.

2. Các lưu ý cho quá trình thực hiện video meeting

2.1 Chuẩn bị
+ Chuẩn bị/trao đổi với phía offshore trước về các vấn đề cần bàn luận và các câu hỏi cần giải đáp.
+ Chuẩn bị/ trao đổi với phía offshore trước về các tài liệu liên quan.
+ Set máy và thử âm, thử mạng cẩn thận trước khi gọi.
2.2 Trong cuộc hội thoại
+ Không nên trình bày quá dài, ngắt rõ ràng từng ý muốn nói, vừa nói vừa quan sát/nghe ngóng đối phương nắm bắt thái độ (hiểu hay không…), đường truyền có vấn đề gì không? Ngoài ra, còn là để cho phiên dịch hoặc BrSE có thời gian dịch lại cho những người tham gia phía offshore không biết tiếng Nhật nữa.
+ Không nên trao đổi nội bộ quá lâu. Nếu vấn đề cần bàn bạc nội bộ thì nên báo offshore chờ trước khi bàn bạc, có thể tắt mic. Nếu mất nhiều thời gian bàn bạc nội bộ thì nên hẹn lúc khác trả lời vì thường thời gian họp bị giới hạn.
+ Tận dụng chức năng Share (chia sẻ) màn hình của tool nếu để mieruka điều muốn truyền đạt lên trên màn hình, đặc biệt với trường hợp khó diễn đạt bằng lời nói, hoặc nếu diễn đạt bằng lời nói thì dài dòng…
2.3 Sau cuộc họp
Trong quá trình họp, vẫn có khả năng xảy ra việc hiểu nhầm ý nhau, hoặc bỏ sót thông tin. Bởi vậy, sau khi họp xong, nên viết biên bản họp (meeting minutes) tổng hợp lại nội dung đã trao đổi. Sau đó gửi cho các bên kiểm tra, đối chiếu nội dung, những việc cần làm, hoặc đính chính những chỗ hiểu lầm nếu có.
Video meeting là 1 phương tiện giúp phía Nhật và phía Offshore trao đổi thông tin. Chỉ cần chú ý một chút khi thực hiện video meeting sẽ làm cho việc trao đổi này thành công, góp phần cho communication giữa hai bên được thông suốt.

Nếu quý khách dự định tìm đối tác để hỗ trợ phát triển offshore hoặc đơn giản chỉ là muốn tìm hiểu về outsourcing, hãy liên lạc với 2NF software. Chúng tôi sẵn sàng cung cấp các thông tin mà quý vị quan tâm.